ماتریس آیزنهاور
چرا این ماتریس، به نام آیزنهاور شناخته شده است؟
آیا تا به حال احساس کرده‌اید که زمانتان را به بهترین شکل ممکن مدیریت نمی‌کنید؟
آیا گاهی احساس می‌کنید که درگیر فعالیت‌های روزمره‌تان هستید و نمی‌توانید برای اهداف مهمتان زمان بگذارید؟
نام این ماتریس از دوایت آیزنهاور، رییس جمهور آمریکا در دوره‌های مختلف گرفته شده است.
او پیش از اینکه به عنوان رئیس جمهور انتخاب شود، ژنرال ارتش ایالات متحده آمریکا و فرمانده عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم بود.
همین امر باعث شد تا وی به عنوان یکی از رهبران برجسته تاریخ معروف شود.
آیزنهاور، به علت مسئولیت‌ها و وظایف سنگینش همواره می‌بایست میان فعالیت‌های متعدد و کارهای روزانه‌اش به انتخاب می‌پرداخت.
این تجربه‌ی منحصر به فرد او، سرانجام به ابداع اصول ماتریس ضروری و مهم منجر شد که به نام او شناخته می‌شود.
در اینجا می‌خواهیم با مکانیزم ماتریس آیزنهاور بیشتر آشنا شویم و با استفاده از این اصول، به بهترین شکل ممکن زمان خود را مدیریت کنیم.
به همراه ما باشید تا این اصول جذاب را کشف کنید!
الویت بندی وظایف براساس اهمیت و ضرورت، چهار استراتژی را حاصل می‌کند:
چگونه زمان خود را مدیریت کنید؟
آیا همیشه در تلاش هستید که زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید؟
آیا گاهی احساس می‌کنید که کارهای مهم را از دست می‌دهید؟
با ماتریس زمانی آیزنهاور، بهترین راهکارهای مدیریت زمان را بیاموزید و به بهترین شکل ممکن از زمان خود بهره ببرید.
مربع اول آیزنهاور: “همین الان انجام بده”
در این مربع، به کارهایی که فوریت دارند و باید حتماً امروز یا حداکثر فردا انجام شوند، می‌پردازیم.
با استفاده از تایمر و تمرکز بر روی انجام کار، به بهترین شکل ممکن این کارها را به پایان برسانید.
مثلاً بررسی یک سند مهم و تهیه گزارش آن برای مدیرتان یکی از کارهایی است که در این دسته قرار می‌گیرد.
مربع دوم آیزنهاور : “برنامه‌ریزی”
در این مربع، کارهایی که فوریت ندارند ولی مهم هستند را لیست می‌کنیم و برنامه‌ریزی می‌کنیم که آن‌ها را در آینده انجام دهیم.
با برنامه‌ریزی منظم، به بهترین شکل ممکن این کارها را انجام داده و استرس را کاهش می‌دهیم.
مثلاً برنامه‌ریزی برای شروع دوباره ورزش یکی از کارهایی است که در این دسته قرار می‌گیرد.
مربع سوم آیزنهاور: “واگذاری”
در این مربع، کارهایی که کم اهمیت هستند ولی انجامشان ضروری است را به دیگران واگذار می‌کنیم.
میتوانید پیشرفت پروژه‌های واگذارشده را از طریق پست الکترونیک، تلفن یا جلسات حضوری پیگیری کنید.
مربع چهارم آیزنهاور: “صرف نظر کردن”
در این مربع، از انجام کارهایی که کم اهمیت هستند و وقت شما را تلف می‌کنند، صرف نظر می‌کنیم.
شناسایی و دست از انجام این کارهای غیرضروری برداشتن، به ما کمک می‌کند تا زمان بیشتری برای کارهای مهم داشته باشیم و استرس را کاهش دهیم.
با استفاده از این ماتریس، به بهترین شکل ممکن زمان خود را مدیریت کنید و به اهدافتان نزدیک‌تر شوید.
۵ توصیه با محوریت مدیریت زمان برای کار با ماتریس آیزنهاور:
۱. داشتن لیستی از وظایف و کارها، برای شما ذهنی آزاد به ارمغان می‌آورد. همواره از خود بپرسید که کدام کار ارزش اول انجام شدن را دارد.
۲. در هر مربع این ماتریس، حداکثر ۸ کار تعریف کنید و پیش از اضافه کردن یک کار جدید، ابتدا مهم‌ترین کار را به انجام برسانید.
۳. به یاد داشته باشید که فقط باید یک لیست برای انجام فعالیت‌ها و وظایف زندگی شخصی و کاری خود داشته باشید. بدین ترتیب در پایان روز از انجام ندادن امور شخصی و خانوادگیتان شکایت نخواهید کرد.
۴. اجازه ندهید دیگران و یا حتی خودتان، عاملی برای حواس پرتی شوند.
نگذارید دیگران، الویت‌های شما را تعیین کنند. هر صبح، در ابتدا به برنامه‌ریزی بپردازید و سپس به انجام امور مشغول شوید.
در نهایت از اتمام کار لذت ببرید.
۵. سعی کنید کارها را زیاد به تعویق نیاندازید. همچنین سعی کنید گرفتار مدیریت بیش از حد و گیر کردن در فرایند برنامه‌زیری نشوید.
آیا ماتریس آیزنهاور تنها برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزمره است؟
گاهی احساس می‌کنیم که ماتریس آیزنهاور فقط برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزانه مفید است، اما واقعیت این است که این ابزار عمومی اولویت‌بندی می‌تواند کاربردهای بسیار گسترده‌تری داشته باشد.
ماتریس آیزنهاور در موارد زیر هم می‌تواند مفید باشد:
1. برنامه‌ریزی جلسات:
میتوانید دستور جلسات را به چهار بخش تقسیم کنید و مشخص کنید که هر موضوعی که در جلسه مطرح می‌شود، در کدام دسته قرار می‌گیرد.
این به شما کمک می‌کند که در صورت وقوع شرایط ناگهانی، بتوانید بهتر تصمیم بگیرید و اولویت‌هایتان را بازنگری کنید.
2. مدیریت روابط با مشتریان:
در ارتباط با مسئول CRM یا تیم مشتریان، این ماتریس می‌تواند به شما کمک کند تا درخواست‌های مشتریان را بهتر طبقه‌بندی کرده و فرایندهای مربوط به آن‌ها را تعریف کنید.
3. برنامه‌ریزی بلندمدت:
در برنامه‌هایی با افق زمانی دراز مانند برنامه‌های ده‌ساله یا بیشتر، نیز میتوانید از این ماتریس استفاده کنید. در این صورت، فوری و غیرفوری به‌صورت سالانه و چندساله تعریف می‌شوند.
4. آموزش مدیریت زمان:
مدیر می‌تواند با استفاده از این روش اولویت‌بندی، به تیم‌هایش آموزش دهد که هر کاری را در چه زمانی و با چه روشی به او اطلاع دهند.
این به تیم‌ها کمک می‌کند تا بهتر و کارآمدتر بتوانند کارهایشان را مدیریت کنند.
با استفاده از این ماتریس، میتوانید به بهترین شکل ممکن زمان خود را مدیریت کرده و به اهدافتان نزدیک‌تر شوید، بدون اینکه محدود به برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزمره باشید.
دیدگاهتان را بنویسید